办公系统_成都思默思科技有限公司

一、概述：
　　随着二十一世纪信息时代的逐步到来，席卷全球的信息化浪潮已彻底改变了人类的生活方式和工作习惯。各企事业单位、政府机构的改革不断深化，管理职能不断增强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要依靠人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。因此人们意识到，改革传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已势在必行。
　　所谓办公自动化(Office Automation : OA)就是利用先进的网络和信息技术 ,使办公人员从繁重的工作中解脱出来，利用网络系统及时准确地掌握第一手信息，并在第一时间内处理事务与做出决策。同时各部门能利用网络实现资源共享，相互交流和协作，综合体现了人、计算机、信息资源三者的关系。信息是被加工的对象，计算机是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享受者，不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由这些设备与人构成服务于某种目的的人—机信息处理系统。
　　办公自动化从概念上可理解为完全采用计算机技术处理办公业务，并实现信息共享、交流和协同工作，即全方位的无纸办公，从技术实现上来看这是完全可能。
　　思默思公司办公自动化系统（SMS OA）是基于网络上最先进的群件(Lotus Domino)上的专门针对政府、企业、酒店等用户的办公自动化软件。它是以电子邮件技术和网络技术为群体协作的基础环境，包括工作流管理、信息传递和集成的数据库存取，集成的用户开发环境，高度的安全性，通过信息传递，使计算机具有协同计算能力，从而有效地发挥企业网络的计算环境的作用。
　　它以办公业务为核心，在系统规划和设计过程中充分考虑了如何利用用户现有系统的特殊性能和功能，将其同办公业务无缝地集成起来，互补地协同工作，相互交换和获取有价值的信息，从而将这些分散的信息源集成到办公系统应用平台中来，使系统具有快速采集和分发信息的能力，这样既保护了用户的投资，避免了重复开发，又增强了系统的能力。
　　思默思公司办公自动化系统（SMS OA）的基本内容包括了文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、电子邮件、数据处理、信息管理、决策支持等。
　　我们系统的指导思想是：通过电子流程再现人工流程，逐步实现无纸办公；强调系统实用性，确保易学易用；强调技术先进性, 确保系统所采用的技术既要反映当今的先进水平，又要具有日后发展的潜力；保证信息上传下达，资料的充分共享；规范化与模块化，尽量使业务和组织结构相分离，保证系统不致因组织机构变化而做大量改动；安全性与可扩充性，确保系统安全性符合办公的需求，同时可根据需要进行扩充；为领导决策提供最大的支持。

二、系统环境及特点：
1、环境要求：
硬件平台：
１） PC网络Server或其它Server
２） PC兼容机（586以上）
３）网络运行所需设备
操作系统：
1）Windows NT4.0以上版本
2）Novell4.X
3）IBM OS/2或IBM AS/400
4）Unix多种系统
软件平台：
１） Lotus Notes V5.10以上
２） Lotus Domino V5.10以上
三、安全机制：
对于本软件的每个模块所对应的所有数据库，都具有管理安全性，在操作权限上可细分
１）密码权限
２）使用权限
３）工作流
４）通信协议
５）可扩展性
６）全面支持Internet/Intranet使用方式

四、系统特点：
★功能齐全: 适合酒店业务、办公流转的需求，并支持多种网络拓扑结构
★高效可靠: 系统可在各种网络上高效、可靠地运行，并保证用户在网络的各个节点登录顺通，操作方便。能在多种平台上运行：Microsoft的windows95/98和WIN NT或Workstation、Apple的Macintosh、IBM的OS/2、多版本Unix和IBM AS/400等，从一个平台到另一个平台是非常一致，在不同平台上使用不需修改或重新编译
★保密安全: 提供各级的权限控制和有效的安全保密系统
★节约投资: 现存的所有设备都最大可能被纳入综合自动化系统的总体规划之中，使用户分期投入的软硬件资源得到充分利用
★实用方便: 将日常管理纳入系统中，使难以协调的事务管理趋于理性、科学、轻松
★尊重传统：系统在充分发挥计算机作用的情况下，保留传统办公的习惯，使系统更易使用
五、统主要功能介绍：
1、电子邮件功能：
　　电子邮件是本系统的一个重要功能。所谓电子邮件，就是将我们日常工作中的邮件收发、管理等工作采用计算机软件来处理。包括邮件的起草、发送、接收、转发、回信等。
2、文件数据管理功能：
　　本系统具有很强的文件数据库管理功能。文件数据库和关系型数据库不同，其中存储的可以是文章、声音、图像、图形、视频等多媒体信息。对这些数据库可以进行查询、增加、删除等操作。数据库可以存放在本地计算机上，由个人进行使用，也可以放在服务器上，由大家共享。本系统对数据库的访问提供安全控制，每个访问数据库的客户根据其访问权限，可以对数据库进行浏览、编辑、增加、修改等操作。
3、全文信息检索功能：
　　本系统提供了很强的全文信息检索功能。我们可以输入要查询的一个关键词，即一个词组或短语，然后，在数据库中进行检索，本系统会将所有包含该关键词的文文件查找出来，并将这些文文件按照该关键词的出现频率显示在屏幕上。
4、工作流功能：
　　本系统对工作流的应用提供了很强的支持。在我们的日常工作中，一项工作的完成需要经过多个步骤，如一个公司的订货过程就是一个工作流。首先由业务员起草订货报告，报告中包括需要订购货物的品种、规格和数量等；然后将该报告交给相应的主管领导审批；领导审批后，将该报告交给财务；最后由财务根据该报告确定所需要的资金等。这就是一个简单的工作流。在本系统中，数据库和电子邮件的功能是结合在一起的。大家可以将数据库中的一个纪录、一个视图作为电子邮件传递给其它人。
5、远程通信功能：
　　也叫移动通信功能。当我们出差或下班后只要有笔记本计算机，就可以通过电话线保持和其它人的通信联系，完全可以和在办公室一样进行工作。
6、 Internet访问功能：
　　本系统提供的访问Internet的功能使用起来十分灵活和方便。本系统提供了一个浏览器，并内置了微软公司的Internet Explorer。我们可以使用这些浏览器，也可以使用其它的浏览器，如Netscape Navigator等。